Tehokkuus hallinta fyysinen arkisto yritys, riippuu toteutuksen työkalut ja erityisiä menetelmiäSe on ratkaisevan tärkeää liiketoiminnan olla huolissaan hänen asiakirjoja. Paljon enemmän kuin pelkkä juridinen pakko noudattaa, arkistointi on välttämätöntä. Hyvä johtaminen vastaa todellisia taloudellisia kysymyksiä. Johdon nykyinen kirjaa, väli-ja hallinta-arkistojen kaksi palveluja ei ole osioitu ja koordinoi niiden välillä: arkisto-palvelun ja arkiston. Sellaisenaan, arkistointia paperia asiakirjoja on menettely, joka voidaan nopeasti monimutkainen, jos sääntöjä ja hyviä käytäntöjä, jos ne eivät täyty, kannalta sekä luokittelu varastointi.
Riippumatta muoto tai yrityksen toiminnan hallinta arkistot on välttämättömyys.
Hän alkoi kevyesti, vaikka se perustuu toimet lähtökohtaisesti yksinkertainen: tavoite arkisto on toisaalta, säilyttää ja pitää asiakirjat yhtiön hyvässä kunnossa, toisaalta löytää ne tai palauttaa ne milloin tahansa. Siksi, se ei ole vähennetty yksinkertainen varastointi noudattamiseksi säilytysajan papereita, mutta perustuu kokonaisvaltaiseen hallintaan paperi-arkisto, joka on osa arkistointi politiikkaa, joka on tehokas ja kestävä, koska luominen, kunnes tuhoaminen arkistot. Hallinta nykyinen ja väli-arkistot hallinnollisia tarkoituksia varten edellyttää erityisiä työkaluja ja erityisiä menetelmiä ottaen huomioon asetettu rajoituksia hallintaan liittyvät asiakirjat. Tämä menettely arkistointi vaatii enemmän tarkkuutta ja logiikkaa, koska se sisältää: hallinta fyysinen arkisto (ja arkisto) voi olla improvisoitua. Toteuttaa tehokas ja todistettu auttaa varmistamaan, saatavuus, luotettavuus ja eheys asiakirjat.
Tämä järjestelmä takaa tukea dokumentin luomisesta sen arkistointiin.
Se tarjoaa monia mahdollisuuksia, kuten täytäntöönpanon menettelyt ja pääsy oikeuksiin. Osalta asetuksen mukaisia, on olemassa ISO-standardit, jotka ovat ominaisia arkistointi, ja erityisesti standardin ISO, joka takaa: erityistapauksessa viralliset asiakirjat, ISO-standardin varmistaa asetuksen heidän kirjallisesti niin, että standardi ISO, hän on vastuussa sääntelystä tietueita. Nämä ISO-standardit tai NF lähetetään suuntaa-antavia, ne eivät ole pakollisia ja joita ei ole aina tae ammattitaidolla. Tämä ei koskaan toistu tarpeeksi, älä mene lankaan standardeja. Se on vaihto kanssa kolmannen osapuolen arkisto, hänen kokemuksensa ja hänen ymmärtämiseen todelliset tarpeet, löydät puhuja tarvitset. Arkisto on käytettävissä kaikki asiakirjat tuottanut tai vastaanottanut liiketoiminnan aikana tilikausi sen toimintaa.
Tämän vuoksi ne on säilytettävä: he jäljittää kaikki taloudellisen ja sosiaalisen yrityksen toiminnan.
Niiden substraattien, ne ovat erilaisia: todellinen hallinta riippuu media tallentaa ja luokitella, mutta myös arkistoinnin politiikan yhtiön hyväksymän (aiheellista sen organisaation ja toiminnan tyyppi) kuin erityinen tyyppi kunkin arkisto (theory of three ages): Yleisiä Kysymyksiä, jotka kohtaavat päättäjät alalla luokittelu ja arkistointi yrityksen asiakirjojen arkistoinnista yritys täyttää perus sääntöjä noudattaa luokitella hyödyllisesti, tehokkaasti ja kestävästi joukko asiakirjoja yrityksen. Yhdellä kertaa tai toiseen, yritys kohtaa ongelman ja arkistointi arkistointi, johon se on hallita, kun olet tuottanut tai vastaanottanut. Löytää terve tilanne, on olemassa menettelyt, ranking nimeämä yleinen termi Records Management. Se on työkalu, asianhallinta, joka suosittelee kohdella heitä kuin niiden luominen: Sen soveltamisala on siis rajoitettu nykyisen ja väli-arkistot, ottaen huomioon: näkökulmasta standardeja ja määräyksiä, Records Management on prosessi arkistointi myös laatikko.
Asianhallinta on ollut esine vuonna kansainvälinen standardi, ISO, hankittu vuonna association française de normalisation (AFNOR) otsikolla NF ISO.
Records Management, siksi tavoitteena on tallentaa ja huomioon asiakirjan, sen luominen ja, näin ollen, alku-dokumentti prosessi.
Tämä on, miksi se sisältää sen lähestymistapa luokittelu suunnitelma tai luokittelu suunnitelma, mukaan lukien: Mikä erottaa luokittelu varastointi, se on kaunis ja hyvin laittaa paikalleen ennen johdon mukaan luokittelu järjestelmän looginen ja hierarkkinen. Siksi on tärkeää, että palvelu vastaa täytäntöönpanon luokittelu suunnitelma kysyä oikeita kysymyksiä, nimittäin: luokittelu nykyinen kirjaa on keskeinen, se on sanottu olevan omaperäinen ja johdonmukainen johtuu siitä, että hän on kunnioittaa elämää, arkistojen ja että se tulee siis heijastaa yrityksen toiminnan. Voit tehdä niin, luokittelu on tehty sen perustamisesta arkisto ja ei sen jälkeen, kun asiassa, eikä vähentää ruuhkia kasa arkistot tallennetaan ilman käsitelty, tai lajiteltu. Miten luokitella, se vaatii kurinalaisuutta Se on pätevä menetelmä, riippumatta arkisto (nykyinen, väli, lopullinen).
Se perustuu erottaa toisistaan luonteesta materiaali: ranking on nopea ja tehokas, kun se alkoi jo tuotantovaiheessa arkistot.
Siksi, se on selvää, että perustaminen luokittelu suunnitelma ei ole improvisoitua ja vaatii paljon vaatimuksia, jotta se olisi tehokasta. Siksi sen on oltava rakenteeltaan mukauttaa: Se on syksyllä jatkuvasti mahdollisuus tutkimus-asiakirjoja (miten helposti löytää asiakirjan.) ja siksi pitäisi olla kattava. Rakenteellisesti suunnitelma luokittelu toimii loogisesti ja järjestelmällisesti. Asiakirjat luokitellaan ja jaetaan mukaan loogisen rakenteen ja hierarkian yleisestä erityiseen. Tavoitteena on sisällyttää kaikki asiakirjat, menettämättä tarkkuutta. Sen kokonaisvaltainen luonne johtuu siitä, että hän on vastuussa arkistointi kaikki asiakirjat, jotka heijastavat tehtävät yritys, sen toiminta.
Koko joukko asiakirjoja voidaan luokitella riippumatta tallennusväline (paperi, valokuva, CD-rom, elektroninen tiedonsiirto) Lopuksi, on olemassa kolmenlaisia luokittelu suunnitelma tyypin mukaan toiminta-yhtiö (tehtävät ja toiminta), sen organisaatio (rakenne, toiminta) ja objekti.
Kuten arkistojen yritys ovat heijastusta hänen aktiivisuus, parempana, vastiketta annetaan luokitus järjestelmä toimiva. Kuitenkin menetelmien yhdistelmää ei ole sulkea pois, edellyttäen tietenkin, älä sekoita perustaa jako, ja laittaa kaikki kansiot ovat samalla tasolla. Lopuksi, menestys luokitusjärjestelmässä riippuu palvelun arkisto, joka rakentaa seurausta täydellistä tietoa, toimintaa yrityksen ja palvelun se onnistuu. Tämän vuoksi tutkimuksen etukäteen on tärkeää kehittää suunnitelma luokittelu siitä,"räätälöity". Kiitos täytäntöönpanoa Records Management-yrityksessä, joka haluaa tehokkaasti hallita sen arkistoon, se on nyt mahdollista, että tämä viimeinen: hallinta arkistojen jollei suunnitelman tehokas luokittelu johtaa väistämättä saada aikaa ja tuottavuutta yritykselle ja vähentää hallinnon kustannuksia menossa samaan suuntaan.
Käytännössä luokittelu systematisoida arkistot liittyy liikkeeseen ja pääsy helpottuu huomattavasti, mikä osaltaan kehittää yhtiön suorituskykyä.
Logiikka arkistointi on otettava huomioon kesto oikeudellisten asiakirjojen säilyttäminen, jotta voidaan määrittää, kuinka kauan tuottaja on kiinnostunut säilyttämään sen arkistomateriaaleja, ja kohtalo näiden asiakirjojen lopussa tämän ajan.
Varasto Kirja yhdistämällä määrä ja omaisuuden arvo ja velat, yksilöidyn selvityksen.
Kirjanpito, joka sisältää kirjoituksia, kirja-lehden mukaan eriteltyjä suunnitelman mukaan yrityksen kirjanpitoa, säilyttäminen ja tunnistaminen kirjoja tarvitaan.
